จัด “โครงสร้าง” สู่ความสำเร็จ

“โครงสร้างองค์กร (Organizational Structure)” ปัจจัยสำคัญที่สามารถช่วยให้ทีมทำงานได้อย่างเต็มศักยภาพ ช่วยให้ธุรกิจเติบโตอย่างรวดเร็ว !

โดยทั่วไปแล้วโครงสร้างองค์กร ส่วนใหญ่จะดูเหมือนพีระมิด โดยมีผู้บริหารระดับ C-level จะอยู่ด้านบนสุด ตามมาด้วยผู้บริหารระดับกลาง และปิดท้ายด้วยพนักงาน แต่ไม่ใช่ว่าทุกบริษัทที่มีโครงสร้างองค์กรแบบลำดับขั้นจะทำงานได้ดีที่สุด

Predictive เชื่อว่าการที่เราจะเลือกโครงสร้างองค์กรให้เหมาะสม เราต้องวิเคราะห์จากล่างขึ้นบน (Bottom-Up) เริ่มต้นจากพนักงานไล่ขึ้นไปยังผู้บริหารแทน ปรับเปลี่ยนสไตล์ให้เข้ากับยุคสมัย และลักษณะของพนักงานส่วนมากที่ร่วมงานอยู่ด้วย ณ ช่วงเวลานั้น

มารู้จักกับโครงสร้างองค์กรทั้ง 7 นี้ไปด้วยกัน เพื่อดูว่าองค์กรเราเหมาะกับโครงสร้างการทำงานแบบไหนมากที่สุด

1. โครงสร้างองค์กรแบบลำดับขั้น (Hierarchical Structure)

โครงสร้างองค์กรที่พบบ่อยที่สุด เรียงลำดับการบังคับบัญชาจากบนลงล่าง เริ่มจาก CEO หรือผู้จัดการ แล้วต่อด้วยพนักงานระดับเริ่มต้นและระดับล่าง ซึ่งพนักงานแต่ละคนจะมีหัวหน้าที่คอยควบคุมดูแลอีกที

ข้อดี    

• กำหนดอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบได้ชัดเจน
• ระบุได้ว่าแต่ละคนต้องรายงานต่อบุคคลไหน หรือ โปรเจ็คไหนควรคุยกับใคร
• สร้างแรงจูงใจให้พนักงานมีเส้นทางอาชีพที่ชัดเจน และมีโอกาสได้รับการเลื่อนตำแหน่ง   
• ให้พนักงานแต่ละคนมีความชำนาญพิเศษเฉพาะด้าน  
• สร้างความสนิทสนมระหว่างพนักงานภายในแผนกเดียวกัน

ข้อเสีย

• สามารถชะลอการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ หรือ การใช้นวัตกรรมใหม่ๆ
• พนักงานอาจทำงานเพื่อผลประโยชน์ของแผนกไม่ใช่บริษัทโดยรวม
• พนักงานระดับล่างอาจรู้สึกว่าตนเองไม่สามารถแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับบริษัทได้

2. โครงสร้างองค์กรตามหน้าที่ (Functional Structure)

คล้ายกับโครงสร้างองค์กรแบบลำดับขั้น โครงสร้างองค์กรที่ทำงานเริ่มต้นด้วยตำแหน่งที่มีระดับความรับผิดชอบสูงสุดที่ด้านบนลงไป แม้ว่าในเบื้องต้นพนักงานจะได้รับการจัดระเบียบตามทักษะหน้าที่ แต่ละแผนกก็จะมีระบบการจัดการอย่างอิสระ

ข้อดี

• พนักงานให้ความสำคัญกับหน้าที่ของตัวเอง
• ส่งเสริมความชำนาญพิเศษ
• ช่วยให้ทีมและแผนกต่างๆรู้สึกเป็นตัวของตัวเอง
• โครงสร้างปรับขนาดได้ง่ายกับบริษัททุกขนาด

ข้อเสีย

• สามารถสร้างไซโลภายในองค์กรได้ 

(ไซโล คือ ระบบที่แยกประเภทพนักงานต่างๆตามแผนก ทำให้ทำงานร่วมกันเป็นทีมได้ยากขึ้น) 

• ขัดขวางการสื่อสารระหว่างแผนก
• ปิดบังกลยุทธ์ที่ใช้สำหรับตลาดหรือผลิตภัณฑ์อื่นๆในบริษัท

3. โครงสร้างองค์กรแนวนอนหรือแบน (Horizontal / Flat Structure)

เหมาะกับองค์กรที่มีระดับผู้บริหารระดับสูงและพนักงานระดับพนักงานเพียงไม่กี่ระดับ ก่อนที่ธุรกิจจะเติบโตพอที่จะสร้างแผนกต่างๆได้ ในระยะเริ่มต้นมักเลือกใช้โครงสร้างองค์กรแนวนอน 

ข้อดี    

• ทำให้พนักงานมีความรับผิดชอบมากขึ้น
• ส่งเสริมการสื่อสารที่เปิดกว้างมากขึ้น
• ปรับปรุงการประสานงาน และความรวดเร็วในการนำแนวคิดใหม่ไปใช้ 

ข้อเสีย

• สามารถสร้างความสับสนได้ เนื่องจากพนักงานไม่มีผู้บังคับบัญชาที่ชัดเจน
• อาจผลิตพนักงานที่มีทักษะความรู้ระดับทั่วไปมากขึ้น
• ดูแลรักษาได้ยากเมื่อบริษัทเติบโตเกินกว่าระยะเริ่มต้น

4. โครงสร้างองค์กรตามหน่วยงาน (Divisional Structure)

โครงสร้างนี้ใช้ได้ดีสำหรับบริษัทขนาดใหญ่ ช่วยให้แผนกต่างๆ สามารถตัดสินใจได้โดยที่ทุกคนไม่ต้องรายงานต่อผู้บริหารเพียงไม่กี่คน ทุกแผนกจะสามารถควบคุมทรัพยากรของตนเองได้ โดยจะดำเนินงานเหมือนกับเป็นบริษัทลูกภายใต้บริษัทแม่ แต่ละแผนกจะมีทีมการตลาด ทีมขาย ทีมไอที เป็นของตัวเอง โครงสร้างนี้อาจแบ่งตามผลิตภัณฑ์ แบ่งตามพื้นที่ แบ่งตามลูกค้า หรือแบ่งตามกระบวนการผลิต

ข้อดี

• ช่วยให้บริษัทขนาดใหญ่คงความยืดหยุ่น
• ช่วยให้ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของอุตสาหกรรมหรือความต้องการของลูกค้าได้เร็วขึ้น
• ส่งเสริมความเป็นอิสระ และแนวทางที่กำหนดเอง

ข้อเสีย

• สามารถนำไปสู่ทรัพยากรที่ซ้ำซ้อนได้
• การสื่อสารที่ยุ่งเหยิงหรือไม่เพียงพอระหว่างสำนักงานใหญ่และแต่ละแผนก
• ส่งผลให้บริษัทแข่งขันกันเองได้

5. โครงสร้างองค์กรแบบแมททริกซ์ (Matrix Structure)

โครงสร้างองค์กรที่ระดมบุคลากรจากหลายฝ่ายหลายแผนกมาร่วมทำงานในโครงการพิเศษ ในขณะที่ยังต้องปฏิบัติหน้าที่เดิมไปด้วย ตัวอย่างเช่น วิศวกรอาจอยู่ในแผนกวิศวกรรม (นำโดยผู้อำนวยการฝ่ายวิศวกรรม) แต่ได้รับมอบหมายให้ทำงานในโครงการพิเศษชั่วคราว (นำโดยผู้จัดการโครงการ) 

ข้อดี

• ช่วยให้ผู้บังคับบัญชาสามารถเลือกบุคคลได้ง่ายตามความต้องการของโครงการ
• ให้มุมมองในองค์กรแบบไดนามิกมากขึ้น
• ส่งเสริมให้พนักงานใช้ทักษะความสามารถต่างๆ นอกเหนือจากหน้าที่เดิม

ข้อเสีย

• แสดงให้เห็นถึงข้อขัดแย้งระหว่างผู้จัดการแผนกและผู้จัดการโครงการ
• มีการเปลี่ยนแปลงได้บ่อยกว่าแผนผังองค์กรประเภทอื่นๆ

6. โครงสร้างองค์กรแบบทีมงาน (Team-based Structure)

โครงสร้างนี้มีขึ้นเพื่อทำลายโครงสร้างลำดับชั้นแบบเดิมๆ โดยมุ่งเน้นที่การแก้ปัญหา ความร่วมมือ และให้อำนาจการควบคุมกับพนักงานมากขึ้น องค์กรจะไม่มีสายการบังคับบัญชา พนักงานทุกคนจะได้รับมอบอำนาจเต็มที่ เมื่อได้รับมอบงาน ทีมงานจะมีความเป็นอิสระในการปฏิบัติงานในแนวทางของตน

ข้อดี

• เพิ่มผลผลิต ประสิทธิภาพ และความโปร่งใสโดยการทำลายกรอบไซโล
• ส่งเสริมระบบความคิดที่เติบโต
• เปลี่ยนโมเดลอาชีพแบบดั้งเดิม โดยให้บุคคลย้ายจากตำแหน่งหนึ่งไปอีกตำแหน่งโดยมีการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยในด้านเงินเดือน ชื่อตำแหน่ง หรือระดับงาน
• ให้คุณค่ากับประสบการณ์มากกว่าความอาวุโส
• ไม่ต้องได้รับการจัดการมาก
• เข้ากับองค์กรที่มีแนวคิดวางแผนการทำงานแบบกำหนดเป้าระยะสั้น (Agile) โดยมีวิธีการทำงานแบบ ‘ทีมที่ช่วยกันรุมงาน (Scrum)’

ข้อเสีย

• ขัดกับแนวโน้มตามธรรมชาติของหลายๆบริษัทที่มีโครงสร้างแบบลำดับขั้น
• อาจทำให้เส้นทางเลื่อนขั้นตำแหน่งงานไม่ชัดเจน

7. โครงสร้างองค์กรแบบเครือข่าย (Network Structure)

โครงสร้างองค์กรที่มีความสมเหตุสมผลในการกระจายทรัพยากร โดยที่สำนักงานใหญ่จะทำหน้าที่เป็น ศูนย์กลาง (Hub) ในการประสานหน้าที่สำคัญท่ีกระจายอยู่ในบริษัทในเครืออื่นๆ หรือหน้าที่บางอย่างอาจทำโดยบริษัทอื่นที่ไม่ใช่บริษัทในเครือก็ได้ (Subcontract) นอกจากนี้โครงสร้างเครือข่ายยังเน้นการสื่อสารและความสัมพันธ์แบบเปิดมากกว่าลำดับชั้น

ข้อดี

• แสดงให้เห็นถึงโครงข่ายที่ซับซ้อนของความสัมพันธ์ในบริษัททั้งในและนอกสถานที่
• ช่วยให้บริษัทมีความยืดหยุ่นและคล่องตัวมากขึ้น
• ให้อำนาจพนักงานทุกคนในการทำงานร่วมกัน มีความคิดริเริ่ม และตัดสินใจมากขึ้น
• ช่วยให้พนักงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้าใจ Workflow และกระบวนการต่างๆ

ข้อเสีย

• สามารถเกิดความซับซ้อนอย่างรวดเร็วเมื่อต้องรับมือกับกระบวนการนอกสถานที่จำนวนมาก
• ทำให้พนักงานรู้ว่าใครมีสิทธิ์ตัดสินใจเป็นคนสุดท้ายได้ยากขึ้น

หลังจากที่เราได้เห็นทั้งข้อดีและข้อเสียของโครงสร้างองค์กรแต่ละแบบแล้ว การตัดสินใจเลือกโครงสร้างที่เหมาะกับทีมเราก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป หากเพื่อนๆคนไหนสนใจอยากเติบโตไปพร้อมกับองค์กรที่ปรับโครงสร้างให้เหมาะสมกับทีมอยู่ตลอดเวลา Predictive ก็เป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่เพื่อนๆอาจกำลังมองหาอยู่